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Políticas Corporativas

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POLÍTICA DE GESTIÓN ECONÓMICA FINANCIERA

Directorio y el Representante Legal de la Empresa son responsables de establecer lineamientos estratégicos orientadores para la preparación de planes anuales e indicadores de gestión, y exigirán en periodos mensuales o según corresponda el indicador, reportes de valoración y progreso para lo cual se deberá implementar sistemas de control, información, manejo de recursos y logros que partan de una línea de base anual aprobada por el propio Directorio.

POLÍTICA DE CONTROL INTERNO


El Directorio y el Representante Legal de la Empresa son responsables de la implementación del control interno institucional, en el ámbito de su competencia. Éste será integral con la partición de todos los empleados y funcionarios de la organización, para alcanzar eficiencia y eficacia en las operaciones económicas, financieras, administrativas y técnicas; confiabilidad (Contabilidad Informática); la adecuada gestión de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos y de tiempo, el cumplimiento de las normativas aplicables, con respecto al medio ambiente y con elevados valores éticos y otros organismos de Control que tengan relación con la empresa.

POLÍTICA DE GESTIÓN OPERATIVA


El Directorio y el Representante Legal de la Empresa velarán por el mejoramiento continuo en la calidad de los servicios, optimización de uso de recursos, mediante el establecimiento de indicadores de satisfacción al cliente e indicadores de gestión, así como con la introducción de nuevas tecnologías que permitan la optimización de los procesos de gestión y la innovación tanto en los productos y/o servicios que ofrecen como en la optimización de los procesos en la cadena de valor del negocio.

POLÍTICA DE OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS


El Directorio y el Representante Legal de la Empresa aprovecharán las mejores prácticas desarrolladas y soluciones implementadas en las empresas que forman parte del Fondo de Solidaridad, con la finalidad de lograr efectividad en las operaciones, mejorar los niveles de satisfacción en sus clientes y optimizar el uso y aplicación de sus recursos mediante: a) la búsqueda y concreción de alianzas estratégicas en cualquiera de los eslabones de su cadena de valor, b) identificación de oportunidades de compra conjuntas de bienes y servicios, c) compartimientos de bases de datos y sistemas de información no clasificada como confidencial, d) establecimiento de indicadores de gestión que se valorarán semestralmente en periodos mensuales o según corresponda al indicador.

POLÍTICA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

El Directorio y el Representante Legal de la Empresa establecerán las normativas, directrices y lineamientos que permitan gestionar adecuadamente el Talento Humano dentro de procesos de atracción, desarrollo y retención; y, se encargarán de la aplicación y cumplimiento de la presente política, encaminada a elevar los niveles de eficacia y eficiencia de la empresa; tomando en consideración los siguientes principios:

De la Planificación del Talento Humano

El Talento Humano será gestionado bajo una adecuada planificación a través de manuales, normas, técnicas y procedimientos orientados a determinar la situación histórica, actual y proyectada del recurso humano, a fin de optimizar el uso de este recurso y asegurar, en el tiempo, el personal necesario en cuanto a su cantidad y calidad.

La empresa deberá contar con planes de gestión del talento humano que propendan la capacitación, formación y promoción de su personal, de acuerdo con las necesidades actuales y futuras de la empresa, dichos planes deberán ser revisados y ajustados periódicamente a través de sistemas de evaluación continua del cumplimiento de sus metas y objetivos.

De la Clasificación de Puestos


El análisis, clasificación y valoración de puestos, deberá realizarse a través de procedimientos, metodologías y sistemas ajustados a las necesidades de cada organización.

De la Selección de Personal


La selección del personal se realizará a través de evaluaciones competitivas de la idoneidad de los aspirantes y sobre la base de normas, métodos y procedimientos establecidos, que aseguren el cumplimiento de los requerimientos del puesto a ser ocupado.

De la Capacitación

La capacitación y formación del talento humano deberá contar con sistemas de evaluación adecuados y equitativos de las necesidades de capacitación, tendientes a mejorar los niveles de eficiencia y eficacia de sus empleados, según los presupuestos establecidos para el efecto.

De la Evaluación del Desempeño

La gestión de los empleados deberá ser evaluada periódicamente a través de indicadores de gestión del desempeño que permitan determinar los procesos de mejoramiento continuo de las labores y el desarrollo integral del personal.

Del Bienestar Social

Los programas de bienestar social, incentivos y estímulos motivaciones, de reconocimiento institucional y otros, estarán acorde con los planes elaborados y en concordancia con los presupuestos establecidos para el efecto.

PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN ECONÓMICA FINANCIERA (PLAN DE NEGOCIOS).

El Directorio y el Representante Legal presentarán anualmente a la Junta de Accionistas, para su conocimiento y aprobación, un Plan de Negocios que, como base, deberá contener un Plan Operativo anual, el correspondiente presupuesto anual de inversiones y operaciones con su flujo de efectivo, e indicadores de medición de la gestión, entre otros, hasta el 30 de noviembre del ejercicio económico del año inmediatamente anterior.

La Junta de Accionistas, en caso de tener observaciones respecto al Plan de Negocios presentado por la Administración, iniciará un proceso de negociación para definir los términos definitivos del Plan de Negocios, el cual en cualquier caso, deberá estar aprobado por este organismo antes del 31 de diciembre del ejercicio económico del año inmediatamente anterior.

El Directorio y el Representante Legal deberán presentar trimestralmente a la Junta de Accionistas, los informes de ejecución y cumplimiento del Plan de Negocios para su conocimiento y resolución, teniendo como fecha tope de entrega los 20 días siguientes a la culminación de cada uno de los trimestres.


La vigencia del Plan de Negocios, inicia el 01 de enero del ejercicio económico corriente.

NORMAS GENERALES TRANSITORIAS:

Mientras la Administración de la Empresa implementa las Políticas Corporativas dispuestas  anteriormente se establecen las siguientes NORMAS GENERALES TRANSITORIAS, a ser observadas por todas las instancias de Administración y Control de la Compañía:

SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL Y OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN


Para efectos del uso adecuado de teléfonos celulares, la Administración deberá suscribir planes corporativos que permitan optimizar la utilización de minutos, fijando topes máximos de consumo conforme las necesidades de la Compañía.

Además, establecerá normas y procedimientos para el uso y control de Internet y telefonía fija, de tal manera que la utilización de estos medios sea para actividades relacionadas con la gestión propia de la Compañía.

PUBLICIDAD


Se prohíbe el auspicio publicitario a favor de cualquier otra entidad pública o privada, a menos que se refiera a actividades vinculadas al giro del negocio, y bajo ningún concepto podrá hacerse publicidad de los directivos y ejecutivos de la Compañía.

COMISIONES DE SERVICIO AL EXTERIOR


Los gastos por viajes en comisión de servicio, deberán corresponder estrictamente a la operación y funcionamiento de la Compañía, a la ejecución de los proyectos previstos en el Plan de Negocios, a la participación en eventos donde su presencia sea imprescindible para su operación actual; y, para la presentación de trabajos técnicos previamente seleccionados por el organizador del evento.

Para los viajes al exterior, el Administrador presentará al Directorio para su aprobación, un informe en el que se establezca la necesidad o conveniencia empresarial de efectuar el viaje, la justificación de la o las personas que deben viajar, los gastos que sufragará la Compañía, y la disponibilidad presupuestaria. Al culminar la Comisión se presentará un informe para conocimiento y aprobación del Directorio.

El Presidente del Directorio informará periódicamente al Fondo de Solidaridad sobre las decisiones tomadas al respecto.

CONTRATOS DE PERSONAL Y DE SERVICIOS PROFESIONALES

La Administración presentará anualmente para conocimiento y aprobación del Directorio, la Planilla del personal permanente y eventual necesario para el cumplimiento de los objetivos empresariales, la cual formará parte del presupuesto anual.

La Plantilla se elaborará con sujeción al Plan de Negocios, Planes Operativos e Indicadores de Gestión, y no podrá ser modificada sin previo conocimiento y aprobación del Directorio.

En caso de contratación de personal para actividades operativas eventuales, así como para la ejecución de proyectos específicos, se la realizará mediante la modalidad de intermediación laboral o tercerización de servicios complementarios, según lo establece  el Código del Trabajo, de modo que la Plantilla de personal permanente no se incremente por requerimientos temporales.

Los gastos del personal tanto del permanente como del contratado bajo cualquier modalidad permitida por el Código del Trabajo, se sujetarán al valor asignado en el presupuesto anual aprobado y responderá estrictamente a una Administración eficiente y de optimización del recurso humano.

De requerirse la contratación de profesionales para actividades específicas y temporales, la Administración solicitará la autorización del Directorio presentando para el efecto los justificativos correspondientes.

ADQUISICIONES:


La contratación de bienes, servicios y construcción de obras, deberá efectuarse mediante procedimientos que permitan su difusión a la mayor cantidad posible de proveedores, garantizando de esta forma la transparencia, integridad y competitividad que se requiere en procura de las mejores condiciones técnico-económicas para la Compañía.

Todos los procesos o concursos para la adquisición de bienes, servicios y construcción de obras, se publicarán en los sitios WEB de la Compañía y en Contratanet.

Los procedimientos y reglamentos internos sobre adquisiciones, deberán ser respetados y acatados por la Administración, en especial en lo relacionado con la oportuna intervención de las instancias previstas, tales como: Comités, Directorio o Junta General de Accionistas, respetando los montos de atribución de cada una de estas instancias; sin subdividir contratos o evadir su aplicación.

La Administración elaborará el Plan Anual de Adquisiciones, que formará parte del presupuesto anual aprobado y responderá a las necesidades empresariales determinadas por cada área, en función del Plan de Negocios y Plan Operativo correspondiente.

ACTUALIZACIÓN, DEPURACIÓN Y SANAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS:


La Administración realizará las gestiones que correspondan, a fin de que para el próximo ejercicio económico, se asignen los recursos necesarios para realizar el inventario físico de los activos fijos, y su correspondiente valoración, con el objeto de transparentar los Estados Financieros, depurar las cuentas, identificar los activos improductivos y sanear aquellos que se encuentren en condiciones de ser dados de baja; entre otros.

La Administración procederá a realizar la depuración y/o liquidación; según corresponda, de las cuentas de activo fijo registradas como activos en proceso de adquisición y obras en curso, o sus equivalentes.

DIETAS.-

Los Miembros del Directorio de las Empresas de Distribución percibirán dietas por su participación en sesiones de Directorio, Comités, Comisiones, reuniones de trabajo u otros similares.

El valor de las dietas, será el fijado por la Junta General de Accionistas y no podrá reconocerse más del valor de una dieta diaria, independientemente del número de sesiones de Directorio, Comités, Comisiones, reuniones de trabajo u otros similares, que se realicen en un mismo día.

Quedan derogadas las Normas de Austeridad de Emelnorte S.A., aprobadas por la Junta General de Accionistas, mediante resolución No. 01-2005-02 del día 15 de marzo del 2005.

ESTAS POLITICAS CORPORATIVAS ENTRAN EN VIGENCIA DESDE EL 20 DE DICIEMBRE DEL 2007.

 

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